Een dag in het leven van een secretariaatsmedewerker

We starten de dag met ons kantoor “gezellig” werkklaar te maken. De computers en telefoon gaan aan en we bekijken in de agenda welke klanten we die dag mogen verwachten.

Daarbij kijken we ook of er documenten mee teruggegeven kunnen worden, of de ‘elektronische’ volmachten in orde zijn en of de identiteitskaart ingelezen moet worden. Dat gebeurt vooral bij nieuwe klanten. Bovendien kijken we na of de vergaderzalen opgeruimd zijn, zodat er geen afwas van de dag voordien blijft staan.

Daarnaast beantwoorden we telefoontjes, nemen we berichtjes op en zorgen we voor de opvolging naar collega’s.

We staan klanten te woord, begeleiden hen naar de vergaderzaal en bieden ze iets te drinken aan. Ook de brievenbussen moeten leeggemaakt worden, de post geopend en uitgedeeld én alle facturen voorbereid ter betaling.

Te verwerken dossiers bezorgen we meteen aan de juiste boekhoudverantwoordelijke.

Vergaderingen plannen we zorgvuldig in, waarbij we klanten met online besprekingen de juiste noodzakelijke informatie bezorgen.

Mailtjes (waaronder ook die in de inbox van het secretariaat) volgen we met veel plezier op. Verder verzorgen we de algemene administratie: van brieven opmaken tot het dagelijks frankeren van uitgaande post. Ook het plaatsen van bestellingen wordt door ons gedaan, denk maar aan kantoormateriaal of drankjes voor collega’s en klanten.

We verwerken daarnaast nog de jaarrekeningen, de personenbelasting, alle facturen en eventuele rappels en volgen deze op qua ondertekening of betaling.

Elke maandag maken we de brieven RV (roerende voorheffing) klaar zodat ze op tijd verstuurd kunnen worden. De TO DO’s volgen we samen met het hele team op. Dat gebeurt meestal ook op maandag, eens in de twee weken.

Tot slot houden we het archief up-to-date en kijken we of dossiers aan klanten kunnen worden meegegeven.