Privacybeleid FMGP cvba
Fiduciaire Maeriën, Ghilain & Partners CVBA (verder vermeld als FMGP cvba), met maatschappelijke zetel te 2460 KASTERLEE, Geelsebaan 69A0 en ondernemingsnummer BE0468.717.460, staat als boekhoudkantoor in voor de verwerking van heel wat gegevens, vaak ook persoonsgegevens.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u in hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook als u als zakelijke relatie van onze klanten. Deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig deze privacyverklaring. Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent ons privacy beleid, kunt u terecht op info@fmgp.be.
- Verwerkingsdoeleinden
FMGP cvba verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klantenbeheer en uitvoering van onze opdracht als boekhouder-fiscalist (o.a. klantenadministratie, facturatie, boekhoudkundige – en fiscale taken/opdrachten zoals vermeld in onze opdrachtbrief). Zonder de verstrekking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als boekhouder-fiscalist niet naar behoren uitvoeren.
Rechtsgronden van de verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) artikel 6.1.:
(a) toestemming,
(b) noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst/opdracht,
(c) noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting,
(f) noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belang om te ondernemen van de AVG
- Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
- Ontvangen en delen van gegevens
FMGP cvba verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Ons kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) externe dienstverleners, en dergelijke.
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens, …
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als derde dienstverleners voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
FMGP cvba doet een beroep op derde dienstverleners:
- Boekhoudsoftware, E-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
- Externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken op specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, financiële instellingen, sociale secretariaten, sociale verzekeringsfondsen…)
FMGP cvba kan ook persoonsgegevens vrijgeven aan onze dienstverleners. Wij werken samen met gerenommeerde partners, dienstverleners en agentschappen, zodat zij uw persoonsgegevens namens ons kunnen verwerken. Wij delen alleen de persoonsgegevens wanneer deze partners voldoen aan de strikte normen voor de verwerking van gegevens en beveiliging. We delen enkel de gegevens die hen toestaan hun diensten te verlenen.
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
- Veiligheidsmaatregelen
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
- Bewaarperiode
Persoonsgegevens moeten we bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017. Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
- Recht van inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van persoonsgegevens
De klant heeft te allen tijde recht op inzage van zijn persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6.1 (f), met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen.
Bovendien, heeft de klant het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van zijn persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.
Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt de klant gevraagd om een e-mail te verzenden naar het volgende e-mailadres: info@fmgp.be
- Klacht
De cliënt beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
Recente reacties